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Sistema ERP para importação de arquivo XML: garantia de sucesso! 6 meses ago

Desde 2005, o XML foi estabelecido como o formato padrão para a elaboração dos arquivos digitais das notas fiscais eletrônicas (NF-e). Os arquivos XML armazenam todas as informações da nota fiscal, que são fundamentais para o controle de diversos processos internos do negócio, como a gestão financeira. Por esse motivo, é importante conseguir fazer a importação de arquivo XML para o sistema ERP da empresa.

Ao fazer a importação de arquivos XML para o sistema de gestão empresarial, diversos processos são agilizados. Isso porque ele facilita o cadastro de produtos e fornecedores, a atualização de estoque, o lançamento de contas etc., com base nas informações contidas nos arquivos.

Quer saber como um bom sistema ERP pode ajudar a otimizar processos com a importação de arquivos XML? Acompanhe a leitura!

Quais são as vantagens de se usar um bom sistema ERP?

Um sistema ERP de qualidade permite controlar melhor todos os processos internos do negócio e, consequentemente, aumentar sua eficiência. Com ele, é possível facilitar a execução de diversas atividades rotineiras, como controle financeiro, gestão de estoque, gerenciamento de notas fiscais, entre outras, o que o torna indispensável para qualquer loja, seja ela física ou virtual.

Veja a seguir algumas das principais vantagens de se usar um bom sistema ERP.

Agilidade

Os softwares de gestão são capazes de integrar os processos de diferentes setores do negócio e fornecer informações atualizadas em tempo real aos colaboradores. Dessa forma, quando um membro da equipe faz alguma alteração no sistema, todos os outros conseguem vê-la de imediato. Isso melhora a comunicação interna e agiliza a execução de tarefas e a tomada de decisões.

Além disso, o sistema permite fazer a gestão integrada de diversas lojas de uma mesma rede e promover a integração das lojas físicas com as virtuais, o que proporciona ainda mais eficiência na administração.

Confiabilidade

Com o ERP, é possível automatizar tarefas de forma a reduzir a chance de erros e aumentar a produtividade dos colaboradores. Quando um cliente faz um pedido, por exemplo, a quantidade de produtos em estoque é atualizada automaticamente, o que evita a venda de mercadorias já esgotadas.

Melhoria da logística

Um sistema de gestão pode ajudar também a melhorar a logística da empresa, desde o armazenamento até a distribuição de mercadorias. Com ele é possível gerenciar todos os fornecedores da loja, as entregas de mercadorias, fazer o controle de pedidos, entre outras atividades, de modo a garantir que o produto correto chegue ao cliente de forma ágil.

Redução de custos

A otimização de processos alcançada por meio do ERP é capaz de reduzir custos operacionais e desperdícios e permitir um melhor controle financeiro por meio de relatórios precisos. Além disso, é possível melhorar a performance de vendas da loja e aumentar sua lucratividade ao analisar o perfil dos clientes por meio de informações contidas no ERP e usá-las para:

  • fazer ajustes na precificação dos produtos;
  • planejar melhores promoções e campanhas de marketing;
  • definir a quantidade ideal de cada produto no estoque e direcionar melhor suas compras.

Como otimizar o processo de importação de XML?

Para otimizar o processo de importação dos arquivos XML e aproveitar ao máximo seus benefícios é preciso tomar algumas medidas para evitar erros e gerenciar os documentos de forma adequada. Veja a seguir quais são as principais.

Certifique-se da integridade dos arquivos

Para que os arquivos digitais possam ser lidos corretamente pelo sistema é preciso que estejam íntegros. Por isso, é importante estar atento a possíveis erros nas notas e corrigi-los antes que sejam enviadas para o ERP.

Faça a conferência física dos recebimentos

Ao fazer a importação do arquivo XML é essencial que a equipe faça a conferência física das mercadorias que constam na nota fiscal. Isso evita problemas causados por erros na quantidade de produtos em estoque, bem como permite avaliar melhor a qualidade dos fornecedores.

Evite erros operacionais

É importante evitar o cadastro manual dos produtos, para que não ocorram erros operacionais e haja mais segurança nos dados lançados no sistema. Assim, ao importar a nota, é possível fazer o cadastro rápido e automatizado a partir da relação de produtos contidos na nota.

Além disso, ao importar a nota e cadastrá-la no sistema, a quantidade de produtos em estoque é atualizada automaticamente. Assim, você consegue otimizá-lo e evitar diversos problemas — como vender algum produto não disponível, no caso das lojas virtuais — e planejar melhor as compras de novas mercadorias.

Tenha agilidade no cadastramento de produtos

Caso você já tenha feito um cadastro de produtos em uma planilha eletrônica do Excel, por exemplo, pode utilizá-la para fazer um cadastro massivo de produtos no sistema ERP, o que economiza o tempo dos colaboradores.

Além disso, é possível fazer também a importação de dados de outros sistemas, o que é ideal para empresas que já têm um ERP mas precisam substituí-lo por outro mais eficiente e que atenda melhor às necessidades do negócio.

Vincule produtos aos seus fornecedores

Ao fazer o cadastro de produtos, é importante vinculá-los aos seus fornecedores, que também devem estar cadastrados no sistema. Um mesmo produto pode ter mais de um fornecedor cadastrado, ou seja, não há necessidade de registrar o mesmo produto várias vezes para alterar essa informação.

Use a chave de acesso da nota

Você pode fazer a importação do arquivo XML manualmente ou usar a manifestação do destinatário para baixar as NF-es por meio da chave de acesso da nota, para agilizar o processo. Além disso, o sistema permite verificar as notas emitidas contra seu CNPJ e evitar o seu uso indevido por terceiros.

Gerencie os arquivos na área do contador

A área do contador permite que ele tenha acesso a todos os arquivos XML — tanto as notas de entrada como as de saída — para realizar sua contabilidade de maneira mais ágil dentro do sistema. Isso evita que os arquivos sejam perdidos, como em geral ocorrem ao serem enviados por e-mail, gravados em pendrives etc. Ou seja, o contador da sua empresa tem acesso a todos esses arquivos de maneira organizada, separada e segura no próprio software.

Como você pôde perceber, a importação de arquivo XML é uma funcionalidade essencial de um bom sistema ERP, que simplifica as tarefas e poupa bastante tempo. Por isso, é importante certificar-se de que o sistema de gestão da loja seja capaz de fazer essa automatização da importação de notas e seja especificamente direcionado ao varejo.

Você precisa de um bom sistema ERP com importação de arquivo XML? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!





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