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Custo operacional: aprenda como calcular e reduzir seu valor 9 meses ago

Custo operacional

O custo operacional está presente em qualquer empresa, já que é necessário para mantê-la funcionando. Porém, é importante estar atento às fontes de gastos, pois, muitas vezes, é viável reduzir seu valor.

Ao conhecer os custos operacionais da loja, é possível planejar melhores preços e aumentar sua competitividade. Além disso, ao adotar estratégias para diminuir as despesas, a empresa passa a ter mais dinheiro disponível para fazer novos investimentos.

Quer saber o que é o custo operacional, como calcular seu valor e reduzir as despesas de sua loja? Veja a seguir!

O que é custo operacional?

Os custos operacionais estão relacionados às despesas que uma empresa tem para manter seu funcionamento. No caso das lojas físicas ou virtuais, algumas das principais fontes de custos operacionais são:

  • aquisição de produtos para estoque;
  • pagamento de funcionários;
  • despesas com viagens e materiais promocionais;
  • manutenção de computadores e outros equipamentos;
  • compra de materiais de escritório, como papel e tinta de impressão;
  • pagamentos de juros, impostos, emissão de notas fiscais e multas;
  • aluguel, hospedagem de site, água, luz, internet etc.

Como calculá-lo?

O custo operacional pode variar de um mês para outro, porém, é importante calcular uma média dos valores gastos. Assim, é possível fazer um melhor planejamento financeiro e garantir o bom funcionamento do estabelecimento. A seguir, você confere um passo a passo sobre como calcular o custo operacional em sua empresa ou loja física:

  1. o primeiro passo para a realização desse cálculo é conhecer a fundo todas as despesas recorrentes da empresa. Para isso, é preciso fazer um levantamento de todos esses gastos mensalmente, com cuidado para não esquecer nenhum valor importante;
  2. para que o custo operacional se torne uma variável tangível, é preciso estabelecer uma média de valores. Para tal, os levantamentos mensais do item anterior se fazem úteis: considerando um intervalo de tempo específico — geralmente de 3 a 6 meses —, basta fazer uma soma de todos os valores obtidos em cada um dos meses e dividir pelo número de meses considerados. O resultado obtido será o custo operacional médio do seu negócio;
  3. outro passo importante para conhecer o custo operacional da empresa é colocá-lo em comparação ao seu faturamento. Nesse caso, basta dividir o valor obtido pelo faturamento médio da empresa nos últimos meses e multiplicar o resultado por 100. Por exemplo, se uma loja tem um faturamento médio de R$ 10.000,00 mensais e uma média de custos operacionais de R$ 1.000,00 mensais, significa que esses custos equivalem a 10% de seu faturamento;
  4. para que o custo operacional possa ser analisado, é essencial conhecer o faturamento mínimo necessário para cobri-lo, mantendo o negócio sustentável e em funcionamento. Esse valor é conhecido como “ponto de equilíbrio”. O cálculo desse índice pode ser feito da seguinte forma:
  • subtraindo os custos variáveis do faturamento médio, obtemos a margem de contribuição. Esse valor deve ser dividido pelo faturamento médio, para que possamos obter um número percentual;
  • o ponto de equilíbrio equivale à divisão entre seus custos fixos e essa margem obtida.

Vamos exemplificar: se seu faturamento médio é de R$ 5.000,00 e os custos variáveis somam R$ 2.500,00, a margem de contribuição é de R$ 2.500,00. A porcentagem obtida pela divisão desses números é de 50%.

Supondo que os custos fixos somem um valor de R$ 3.000,00, o resultado final da divisão entre ele e o percentual acima obtido é R$ 6.000,00, o que representa o valor mínimo do faturamento mensal que garante a sustentabilidade do negócio.

Como reduzir seu valor?

Ao reduzir os custos operacionais, a empresa passa a ter maiores lucros e torna-se mais competitiva no mercado. Veja, a seguir, as principais formas de conseguir diminuir as despesas da loja.

Controle os desperdícios

Os desperdícios de materiais podem ocorrer em qualquer lugar da empresa, mas, no caso das lojas, é preciso dar atenção especial ao setor de estoque. Portanto, conscientize os colaboradores a fazerem o armazenamento e o manuseio dos produtos de forma adequada para evitar possíveis danos.

Além disso, é importante conhecer as reais necessidades de sua loja, planejar melhor suas compras e, ainda, fazer uma boa gestão do estoque. Ao girar o estoque de forma mais rápida, é possível evitar problemas com produtos parados há muito tempo.

Negocie diretamente com fornecedores

Procure avaliar melhor os preços praticados pelos fornecedores da loja e fazer negociações para diminuir gastos. Em alguns casos, pode ser interessante, até mesmo, trocar de fornecedor, não só em relação aos produtos do estoque, mas também em relação aos prestadores de serviços — como telefonia ou internet.

Defina uma meta

Ao definir uma nova meta de porcentagem de custos operacionais a ser atingida em relação ao faturamento, fica mais fácil tomar as medidas necessárias para alcançá-la e visualizar melhor seus resultados. Portanto, estabeleça uma meta realista, informe o objetivo aos colaboradores e faça novos cálculos de tempos em tempos.

Adote um sistema de gestão

Um sistema de gestão permite registrar, de forma organizada, todos os custos operacionais da empresa, o que facilita seu cálculo e sua análise. Além disso, ele possibilita um melhor controle de estoque, já que permite conhecer o perfil dos clientes da loja e entender quais são os produtos mais buscados e quais as quantidades necessárias de cada um.

Engaje seus funcionários

Manter a equipe informada sobre as questões financeiras relacionadas ao negócio pode trazer alguns benefícios capazes de fazer a diferença. Um deles é o engajamento. Conhecendo os principais desafios do negócio, o time se sente corresponsável pelos gastos e pelos custos gerados, e passa a agir com mais consciência, evitando desperdícios e contribuindo para soluções que aprimorem o custo operacional.

Otimize processos já existentes

Antes de investir alto numa mudança de processos, reúna sua equipe de inteligência e reflita: como é possível otimizar os procedimentos já existentes, tornando-os mais eficazes? Mesmo que a solução demande um investimento financeiro, em muitos casos, ele será menor do que a completa substituição do modus operandi.

Avalie custos logísticos

A constante avaliação de todas as condições que influenciam no custo operacional pode levar a descobertas antes inimagináveis. Mudanças logísticas, como um novo endereço de funcionamento ou a locação de um espaço para estoque de suprimentos mais próximo da sede, podem acarretar mudanças substanciais nos resultados da empresa.

Renove maquinários e equipamentos

Aqui, é preciso agir com sabedoria! Renovar maquinários e equipamentos de forma impensada pode se converter num gasto a mais, com impacto direto no custo operacional. Entretanto, com base em análises e avaliações periódicas nos resultados gerados pelos equipamentos, é possível obter índices que justifiquem a troca de máquinas por versões mais modernas.

Quando feito de forma estratégica, o investimento pode trazer, em médio e longo prazo, mais retorno em produtividade.

Considere a terceirização

Está aí outra dica que deve ser utilizada com sabedoria. Terceirizar etapas do processo deve ser uma atitude tomada com consciência. Em alguns casos, a terceirização acarreta gastos desnecessários, mas isso não deve ser tomado como verdade absoluta. Empresas especializadas e capacitadas podem ajudar a otimizar muito o tempo e os gastos do seu negócio.

Como você viu, a redução do custo operacional da loja é muito positiva para a empresa, já que permite aumentar seus lucros e manter sua saúde financeira. Para isso, basta identificar as fontes de custos em todos os setores e adotar estratégias para otimizar os gastos do negócio.

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